Bureau
Point de vue d'Alexandre Grellier, Drooms

[POINT DE VUE] Accroître la performance des transactions immobilières grâce à la standardisation

En 2014, l'immobilier a connu une année record : selon Cushman & Wakefield, les transactions d´immobilier commercial (CRE et REO) ont atteint la somme record de 80,6 Mds€, soit le double par rapport à 2013. Cette année, le rapport du premier trimestre de DTZ indiquait que les investissements dans l'immobilier commercial ont augmenté de 22 % en Europe entre janvier et avril 2015 : la tendance à la hausse semble donc se poursuivre.

Quelles sont les raisons de cette reprise ? Dans l’enquête PwC « Emerging Trends en Immobilier: Europe 2015 », 70 % des sondés de l'industrie de l'immobilier européen estiment que 2015 verra un afflux accru de capitaux propres et étrangers dans leurs marchés. Si la période est favorable, beaucoup s’inquiètent déjà de l’évolution de cette tendance et craignent la formation d’une bulle sur les marchés financiers. Dans le monde anglophone, la situation actuelle de l'immobilier est d’ailleurs décrite ainsi : "it’s so good, it’s bad". Il reste à espérer que les souvenirs de la crise financière de 2007-2008 sont encore assez frais chez les investisseurs institutionnels car, dans le cas où une bulle éclaterait, il est important d'être préparé pour garantir la performance des transactions immobilières.

Alors que s’achève le Siec, Drooms met en lumière les bonnes pratiques à mettre en place par les professionnels de l’immobilier pour augmenter la performance des transactions immobilières tout en garantissant un niveau de sécurité maximal, grâce à la standardisation de certains process.

Afin de bénéficier des conditions du marché en 2015, la transparence devrait être le maître mot des professionnels de l'immobilier. Seulement, pour atteindre cet objectif, des processus de transaction standardisés sont nécessaires.

Les résultats d’une enquête effectuée par Drooms lors de l’Expo Real 2014 auprès d’experts européens de l'immobilier vont dans ce sens : 97 % des sondés pensent que la standardisation dans le cadre de transactions immobilières permettrait d’optimiser la performance du marché. Ils indiquent par ailleurs que la gestion de la dataroom, la préparation de la transaction et la commercialisation des actifs feront l’objet d’une standardisation croissante (respectivement 67 %, 58 % et 53 % des sondés).

Selon les résultats de l’enquête Drooms, 2/3 des sondés (67 %) estiment que la gestion de la dataroom représente le plus grand potentiel de standardisation. Traditionnellement, les datarooms virtuelles étaient utilisées comme plateformes dans le cadre de la due diligence, pour réunir les vendeurs et les acheteurs devant passer en revue les documents liés à la transaction et répondre aux questions soulevées par les potentiels acheteurs. Alors qu’en 2012, seulement 35 % des sondés utilisaient les datarooms en partie ou de façon systématique pour gérer leurs transactions immobilières, ils étaient près de la moitié en 2014 (49 %). En 2014, 30 % prévoyaient l'utilisation de datarooms virtuelles pour le traitement de transactions à venir (contre 11 % en 2012).

Si l’utilisation croissante de datarooms n'a pas encore abouti à une standardisation généralisée de la mise en place et de la gestion de la plateforme, il est nécessaire que le gestionnaire d’une dataroom porte son attention sur des aspects précis :

- La standardisation du contenu de la dataroom : une documentation mal structurée ou une indexation illogique rendent la consultation de la dataroom difficile pour les parties intéressées. L’utilisation d’un index standard permet d’optimiser la recherche d’informations. Une transaction immobilière étant généralement construite de façon similaire, il est conseillé de placer les contrats de bail ou extraits de registres du commerce aux mêmes emplacements. Selon le type de transaction ou d’opération, des index type peuvent ensuite être adaptés pour correspondre aux spécificités de l’asset.

- La standardisation des processus : une bonne préparation et un déroulement structuré sont indispensables. Des processus bien définis permettent de déterminer les informations et documents nécessaires et d'avoir toutes les informations en temps et en heure.

- La standardisation du processus de gestion du Q&A (Questions/Réponses) : pour chaque transaction, les parties intéressées posent des questions liées à l'examen des documents. La gestion de ces questions réponses peut être optimisée lorsque celle-ci est réalisée au sein même du software.

D’après les sondés, le deuxième potentiel de standardisation des processus liés aux transactions immobilières serait la préparation de la transaction (58 %), incluant notamment la collecte et le traitement des informations. Dès que le contenu de la dataroom est défini grâce à l’index, la collecte de documents commence. Pour ce faire, les différentes sources doivent être identifiées. Idéalement, les documents sont centralisés et peuvent être délivrés par une personne. En réalité, les documents sont souvent dispatchés sur différents lieux - voire pays, ce qui implique différents acteurs dans le processus de collecte. Dans ce cas, il est nécessaire de déterminer un chef d'équipe en charge du reporting.

Afin de gagner du temps dans la préparation de la transaction, de nombreux propriétaires - notamment des fonds - utilisent des datarooms dites « Lifecycle » : cette nouvelle génération de datarooms n’est plus uniquement une plateforme pour la due-diligence et la réalisation de transactions, mais elle est utilisée tout au long du cycle de vie de l'asset. Ces datarooms permettent de stocker tous les documents liés à la transaction. Ainsi, il est possible de démarrer à tout moment un processus de due diligence.

Aujourd’hui, la commercialisation d‘actifs immobiliers d‘entreprise s‘effectue massivement via Internet. Le recours aux méthodes dites « traditionnelles » de vente de biens immobiliers – envoi par courrier, fax ou courriels – diminue au profit d’un partage immédiat des informations. Les caractéristiques exhaustives des biens devant être accessibles en temps réel et où que l’on se trouve, la digitalisation des processus de partage des informations et documents est inévitable.

Par le biais de modèles standardisés ou personnalisables, les gestionnaires, agents ou propriétaires d’actifs peuvent aujourd’hui créer et mettre en ligne leurs annonces immobilières. Ces modèles sont adaptés aux éléments qu’ils souhaitent mettre en avant, qu’il s’agisse de photos, de plans interactifs ou de  documents spécifiques. Les potentiels acquéreurs peuvent ainsi accéder, de façon sécurisée, à l’ensemble des données via smartphone, tablette ou ordinateur. Les vendeurs peuvent quant à eux avoir un aperçu précis des consultations et des téléchargements des documents grâce à des reporting détaillés.

En observant le marché, il apparaît que différents acteurs- instituts de recherche, sociétés de conseil, prestataires de services ou sociétés immobilières- travaillent pour l‘établissement de normes et de standards au sein des entreprises afin d’optimiser le traitement des transactions immobilières. Sur le long terme, il est important qu‘un cadre institutionnel et légal soit créé et que les normes uniformes définies soient compatibles avec les exigences concrètes du marché.