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DocuSign simplifie et accélère la signature de documents pour Nexity

Une transaction immobilière simple, comme une location ou un achat immobilier, exige la signature de très nombreux documents. Nexity met à disposition de ses clients la signature électronique avec DocuSign pour simplifier le processus d’accord, gagner du temps et diminuer son empreinte sur l'environnement.

Publi-rédactionnel en partenariat avec Docusign France

© DR

Avec un chiffre d’affaires de 4,9 Mds€ en 2020, Nexity, premier groupe immobilier français intégré, est présent sur tout le territoire et intervient sur l’ensemble des métiers de la promotion et des services. Son organisation en plate-forme de services permet de répondre à tous les besoins de ses clients, particuliers, entreprises, institutionnels et collectivités.

Grégory Hivin est responsable de système d’information au sein de la Direction des solutions et innovation (DSIN) de Nexity. Il dirige un pôle applicatif transverse au service des utilisateurs et des différents SI métiers du groupe. Avec ses équipes, il gère un portefeuille d’applications autour de la relation client et de services digitaux. C’est dans ce cadre qu’il a mis à disposition la solution DocuSign pour les utilisateurs Nexity.

Grégory Hivin nous explique : « Nous étions dans un objectif de simplification et de digitalisation. Nous voulions rendre beaucoup plus accessible la signature de documents. »

Par le passé, du papier et beaucoup de temps perdu

Une transaction immobilière, tout comme une location ou un achat immobilier, exige la signature de nombreux documents. C’est à la fois chronophage pour les équipes commerciales de Nexity et peu écologique. Gregory et ses équipes de la DSIN ont donc voulu proposer une solution de digitalisation qui permette à la fois de fluidifier les process, gagner du temps et diminuer l’empreinte sur l’environnement.

Gregory se souvient : « Il pouvait s’écouler plusieurs jours entre la signature du contrat de réservation et sa réception par le client. Un temps précieux dans un contexte fortement concurrentiel. »

La signature électronique offre un avantage évident : la digitalisation de certains documents permet de réduire drastiquement leurs délais de transfert. Plus besoin de se déplacer pour déposer les dossiers signés, tout est automatiquement transféré et prêt à être envoyé en recommandé.

Grégory s’en réjouit : « C’est un vrai gain, un vrai ROI. On a gagné énormément de temps. »

Un choix de bon sens

Par le passé, les équipes de la DSIN avaient essayé d’autres solutions de signature électronique qui se sont avérées peu concluantes. L’intégration aux outils se révéla fastidieuse et laissa le souvenir d’un faux départ.

Grégory nous précise : « Ce que l’on cherchait avant tout, c’était de la simplicité. Nous voulions une solution qui soit utilisable facilement par n’importe quel utilisateur, qu’il s’agisse d’un directeur général, d’une assistante ou d’un commercial ; mais également que l’on puisse facilement l’intégrer à notre système d’information. »

DocuSign s’avéra le plus à même de répondre à ces attentes. Grégory explique : » Nous avons beaucoup apprécié l’ergonomie de la plate-forme. Nous avons fait un test d’intégration. L’un de nos experts techniques a étudié l’API DocuSign afin de tester la génération d’enveloppes de signature depuis nos applications. En une seule journée, c’était chose faite. À partir de là, cela répondait à notre besoin. Il y a une simplicité d’intégration qui a été reconnue. »

Une adoption qui explose en 2020

Initialement, l’objectif de Grégory était de procéder pas à pas en offrant la signature en libre-service pour les équipes de Nexity et de ses filiales. Un démarrage prudent que Grégory explique sans mal :

« Au départ il y avait peu d’enveloppes de signature et peu d’utilisateurs Nexity. Nous avons été freinés par des process très ancrés et nous ne parvenions pas forcément à abandonner le principe de la signature papier. »

Puis, est arrivé le premier confinement lié à la crise du Covid et, comme pour beaucoup d’entreprises, Nexity a connu une nette accélération des usages de la signature électronique : « Le confinement nous a fait prendre conscience qu’il fallait accélérer sur la signature électronique. Dès lors qu’on ne pouvait plus faire de rendez-vous physique, il a fallu trouver une solution. L’avantage, c’est que tout était prêt. Ça a été une grande force pour nous. Il suffisait de nous réunir avec les métiers et la Direction juridique pour adapter nos processus. »

Les 60 000 enveloppes prévues initialement pour une période de trois ans ont été consommées au bout 18 mois à peine. Et c’est 250 000 enveloppes supplémentaires qui ont été nécessaires pour répondre à la demande des utilisateurs. Pour Grégory, une chose est certaine : un retour en arrière est aujourd’hui impossible : » Les métiers apprécient la rapidité de mise en œuvre. Entre le moment où ils demandent les accès et le moment où ils envoient leur première signature, il s’écoule moins d’une demi-journée. J’ai de nombreux retours sur la facilité d’utilisation et le temps gagné. Ils chargent leurs documents dans l’application, ils renseignent leurs signataires et c’est parti. »

À l’heure du bilan, Grégory se réjouit du choix de Nexity : « Notre fierté aujourd’hui, c’est d’avoir assuré la continuité lors des confinements successifs. Nous en sommes vraiment fiers. La signature électronique a contribué à la réalisation de nos objectifs dans ce contexte complexe. »

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