Point de vue de Fatim Rachad, mc2i Groupe

Les SI au coeur de la transformation digitale de l’Immobilier

Depuis quelques années, l’immobilier est bien identifié par les directions générales des entreprises comme un levier économique majeur qui nécessite d’élaborer et de mettre en oeuvre une véritable stratégie de gestion. Dans ce cadre, les systèmes d’information prennent une dimension qui dépasse le simple besoin d’accompagnement de la gestion courante d’une activité immobilière et tendent à devenir la colonne vertébrale d’une politique immobilière.

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Le SI Immobilier : une pluralité d’attentes métiers et d’enjeux stratégiques

Force est de constater que l’efficacité des SI Immobilier donne une importance particulière à l’expertise fonctionnelle et métier.

Les métiers de l’immobilier sont en effet multiples :
• les Property Managers qui assurent la gestion locative et technique, ainsi que le suivi
administratif et juridique de biens immobiliers dans le cadre des mandats confiés par le
propriétaire.
• Les Asset Managers qui optimisent et valorisent les placements immobiliers appartenant
à une personne physique ou morale.
• Le Facility Management qui intègre quant à lui l’ensemble des « fonctions supports » et
services nécessaires au fonctionnement normal d’une entreprise : accueil et standard,
propreté, restauration, gestion du mobilier et de l’immobilier…

La nécessité d’une expertise fonctionnelle et métier se confirme au vu des nouveaux enjeux économiques, réglementaires ou environnementaux auxquels se trouvent confrontés les acteurs du secteur de l’Immobilier. Cela qui se traduit par des besoins et exigences accrus en matière de connaissance du parc immobilier, du marché financier et des contraintes règlementaires et fiscales.

En effet, les SI Immobiliers doivent répondre à un ensemble de contraintes réglementaires qui évoluent. Le texte de loi du 1er avril 2017 en témoigne par un nouvel apport législatif. Il précise les modalités d’affichage des annonces immobilières, quelle que soit la prestation concernée : vente, location ou sous-location non saisonnières. La loi intègre désormais la digitalisation des métiers de l’immobilier en réglementant l’affichage dématérialisé des prix des biens et prestations. Cette nouvelle loi reconnait le site web en tant que support de communication à part entière, au même titre que l’affichage vitrine, la publicité et les supports physiques. Les entreprises doivent se conformer aux attentes législatives, et c’est dans cette démarche que les SI doivent rapidement s’adapter.

Les fonctionnalités clés d’un SI Immobilier

Pour accompagner leur structuration et leur professionnalisation croissantes, les acteurs de l’Immobilier ont lancé ces dernières années des démarches de rationalisation et de modernisation de leur SI en s’appuyant dans la mesure du possible sur des solutions progicielles du marché. Concentrée à l’origine sur quelques solutions de niche, l’offre progicielle immobilière s’est en effet enrichie depuis une dizaine d’années et comporte aujourd’hui des solutions immobilières globales dédiées, des solutions immobilières spécialisées et des ERP. L’adaptabilité et la performance de l’outil se basent sur sa capacité à intégrer des règles spécifiques selon les domaines Immobiliers : une cession, une location, du Property Management. A l’occasion d’une cession par exemple, l’outil doit comprendre un ensemble de données pour identifier les parties prenantes, le(s) bien(s) et ses caractéristiques, les conditions tenant au prix de vente et l’acte de vente. La sauvegarde de ces données permet la traçabilité et le suivi des activités.

Les règles sont différentes en matière de bail, les données à intégrer doivent donc retranscrire ces divergences. Le type d’acte est à adapter (COT, bail d’habitation, bail commercial…), la durée du bail est à préciser et la donnée tenant au mode de renouvellement (tacite reconduction…) doit être définie. La connaissance des métiers de l’immobilier est un vecteur essentiel de développement pour un SI sur-mesure et performant.

En matière de SI, l’outil doit intégrer cet ensemble. Il faut différents modules indépendants du fait
des données spécifiques qu’ils comportent, des caractéristiques appliquées selon les exigences
métiers, des workflows adaptés aux phases du projet et des processus optimisés. Le
référencement du périmètre immobilier par typologie de biens est également une fonctionnalité
importante.

Un SI immobilier communiquant bâti autour d’un socle référentiel unique et centralisé Vous l’aurez compris, au sein des directions immobilières la révolution numérique fait du SI un enjeu majeur en matière de fiabilité et d’exhaustivité de l'information contrôlée et contrôlable. L’intérêt de la connaissance métier se confirme encore. L’information est contrôlée grâce au caractère obligatoire que l’outil lui donne ; et est contrôlable puisque les SI assurent le suivi et le reporting de l’activité.

La mise en oeuvre progressive d’un véritable SI Immobilier composé de plusieurs briques applicatives métier et d’un système décisionnel constitue donc un modèle cible qui doit permettre de répondre aux enjeux « métiers » en couvrant le périmètre complet des missions dévolues aux entités de gestion immobilière en matière de Property Management, d’Asset ou de Facility Management et de reporting d’activité.

En effet, le périmètre et le champ d’application des SI au sein des branches immobilières s’avèrent larges et variés. Il est clair que cette panoplie de métiers immobiliers constitue une ressource inépuisable dans l’amélioration et le développement continu du SI Immobilier. La mise en place de ces SI s’est imposée d’emblée comme un prérequis inséparable de l’activité immobilière.

A ce jour, la nécessité des SI en Immobilier ne fait aucun doute et devient un véritable enjeu de
développement des métiers qui gravitent et structurent le marché.